O Softenderu

Aplikace Softender slouží k evidenci a podpoře procesu zadávání veřejných zakázek dle platné legislativy. Aplikace podporuje také proces zadávání zakázek malého rozsahu a neveřejných zakázek. Softender splňuje veškeré technické a bezpečnostní požadavky vyplývající ze zákona a souvisejících vyhlášek.

Hlavní výhody aplikace Softender

  • zjednodušuje práci při zpracování veřejných zakázek dle platné legislativy
  • umožňuje komunikaci s USISVZ
  • obsahuje schvalovací procedury
  • poskytuje přehled nad stavem jednotlivých veřejných zakázek
  • hlídá důležité termíny a časové limity
  • podporuje všechny typy zadávacích řízení
  • zajišťuje archivaci dokumentů a dat

Procesy podporované aplikací Softender

  • Veškeré procesy definované zákonem o zadávání veřejných zakázek:
    • Předběžné informace
    • Příprava a zveřejnění zadávací dokumentace
    • Zveřejnění zakázky
    • Komunikace s dodavateli
    • Podávání nabídek
    • Otevírání obálek
    • Posouzení a hodnocení nabídek
    • Uzavření smlouvy
    • Oznámení výsledku zadávacího řízení
    • Přezkoumání námitek
    • Rámcové smlouvy
    • Dynamický nákupní systém
    • Elektronické aukce
  • Proces zadávání zakázek malého rozsahu (dle postupů nastavených v závislosti na vnitřních směrnicích organizace)
  • Proces zadávání neveřejných zakázek (dle postupů nastavených v závislosti na vnitřních směrnicích organizace)
  • Archivace

Popis základní funkcionality

Ovládání aplikace Softender je založeno na použití hierarchické struktury složek podobné složkám v aplikaci Microsoft Outlook – aplikace obsahuje několik druhů složek, které mají své typické chování podobné Outlooku – např. Kalendář, Úkoly, Pošta, Kontakty. Kromě toho obsahuje také složku zakázek, která je specifická pro práci s veškerými údaji a dokumenty potřebnými v průběhu zadávání veřejné zakázky. Každá zakázka tvoří spis, který obsahuje veškerou dokumentaci a související údaje. Během přípravné fáze (do data zveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení) je možné zvolit jeden z předpřipravených postupů (otevřené řízení, užší řízení, atd.) a následně postupovat v jednotlivých krocích podle něj. Výhodou je, že tyto předpřipravené postupy obsahují propojení na všechny potřebné vzorové dokumenty a zároveň umožňují jednoduchým způsobem zadávat potřebné údaje jako jsou termíny, složení komisí, zodpovědné osoby za jednotlivé kroky, atd.

Vytváření zakázky

Vytvoření veřejné zakázky probíhá zadáváním strukturovaných údajů do karty zakázky a následným vytvářením příslušných dokumentů s využitím šablon dle zvoleného postupu. Ke každému dokumentu je k dispozici šablona, která je předvyplněna údaji z databáze a je označena pořadovým číslem v nadefinovaném formátu. Obsah a formu každého dokumentu, který je součástí zadávací dokumentace je možné nadefinovat pomocí šablon rozdílně pro jednotlivé organizace a organizační jednotky. K zadání veřejné zakázky lze přiložit další dokumenty formou souboru - přílohy. Je možno přiložit libovolný počet dokumentů k zakázce.

Sledování postupu

Uživatel zodpovědný za zakázku (manažer nebo referent) zaznamenává postupné plnění jednotlivých kroků dle vybraného postupu a sleduje plnění úkolů ostatních spolupracovníků. Aplikace umožňuje používat automatická upozornění na úkoly odesílaná e-mailem (nebo SMS) jednotlivým zainteresovaným osobám v závislosti na nastavených termínech. Také je sledována závislost provádění souvisejících kroků a uživatel je upozorněn na chybějící nebo neprovedený krok. Veškeré časové návaznosti mohou všichni zainteresovaní uživatelé sledovat v Kalendáři.

Elektronické formy komunikace

Je možné používat elektronickou formu komunikace s uchazeči a USISVZ (dříve Centrální adresou). Pro tyto funkce je nutné mít k dispozici elektronický podpis a vytvořenou potřebnou technickou infrastrukturu pro práci s ním. Jsou k dispozici nástroje pro příjem dokumentů (žádosti, nabídky, námitky) v elektronické formě (pomocí speciálního klientského programu). Také je připraven postup pro zadání zakázky s využitím Dynamického nákupního systému (správa katalogů) a Elektronické aukce.

Archív

Veškeré dokumenty uložené ve spise a ostatní důležitá data z formulářů jsou převáděna do archivních složek tak, aby byla při jakýchkoliv změnách nastavení vždy zachována jejich originální podoba a součastně urychleny vyhledávací a statistické operace nad velkým objemem dat.

Popis technických vlastností

Bezpečnost a dostupnost

Aplikace je plně provozována přes zabezpečenou komunikaci (ssl, https). Pro zvýšení dostupnosti jsou možné konfigurace v clusteru, konfigurace se záložní databází, databázový cluster, atd.. Aplikace je pro všechny uživatele dostupná v prostředí Internetu a to nepřetržitě.

Správa uživatelů, jejich rolí a práv

Uživatelé mají přístup do aplikace prostřednictvím uživatelského jména a hesla nebo elektronického certifikátu. Jsou zařazeni do organizace a organizační jednotky, za kterou vystupují. Pro danou organizační jednotku je uživatelům přidělena jedna nebo více rolí. Každá role definuje uživatelova práva v systému.

Export a import dat

Systém umožňuje vytvářet dokumenty podle šablon ve formátu Word a Excel. Umožňuje také exportovat a importovat dokumenty typu html, xml, doc, xls a pdf.

Integrace s dalšími systémy

Aplikaci lze integrovat s jakýmkoliv systémem s otevřeným (známým a dobře definovaným) rozhraním.